เอกสารที่ควรส่งให้ผู้ทำบัญชีเพื่อให้รายงานตรงเวลา

หนึ่งในสาเหตุที่รายงานบัญชีรายเดือนออกช้าคือเอกสารไม่ได้ส่งเป็นรอบ หรือส่งมาเป็นก้อนโดยไม่มีคำอธิบาย กิจการที่มีรายการซื้อขายมากขึ้นอาจไม่ได้ขาดผู้ทำบัญชีที่ดี แต่ขาด workflow เอกสารที่ทำให้ทีมบัญชีตรวจสอบและบันทึกได้ทันเวลา

เอกสารที่ดีช่วยให้รายงานเร็วและตัวเลขนิ่งขึ้น

ผู้ทำบัญชีต้องอาศัยหลักฐานหลายชุดในการบันทึกบัญชีและภาษี เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ statement ธนาคาร สัญญา และหลักฐานการจ่ายเงิน หากเอกสารเหล่านี้กระจัดกระจาย รายงานที่ออกมาก็อาจมีรายการค้างตรวจ ค้างถาม หรือบันทึกชั่วคราวมากเกินไป

การส่งเอกสารให้ครบไม่ได้แปลว่าต้องสร้างภาระให้ทีมหลังบ้านมากขึ้นเสมอไป จุดสำคัญคือกำหนดรายการเอกสารหลัก รอบส่ง และผู้รับผิดชอบให้ชัด เมื่อข้อมูลเข้าเป็นระบบ ผู้ทำบัญชีจะใช้เวลาน้อยลงกับการตามเอกสาร และใช้เวลามากขึ้นกับการตรวจประเด็นที่ช่วยผู้บริหารได้จริง

เอกสารขายที่ควรส่ง

เอกสารซื้อและค่าใช้จ่ายที่ควรส่ง

ข้อมูลธนาคารและเงินสด

Statement ธนาคารเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญในการกระทบยอดเงินสด ทุกบัญชีที่กิจการใช้รับจ่ายควรถูกส่งเป็นรอบเดียวกัน หากมีรายการโอนระหว่างบัญชี ถอนเงินกรรมการ เงินกู้ยืม หรือรายการที่ไม่เกี่ยวกับการขายซื้อปกติ ควรมีคำอธิบายสั้น ๆ แนบไว้ตั้งแต่แรก

หากกิจการใช้เงินสดย่อย ควรสรุปยอดเปิดงวด รับเพิ่ม จ่ายออก และยอดคงเหลือ พร้อมหลักฐานค่าใช้จ่าย วิธีนี้ช่วยลดความคลาดเคลื่อนระหว่างเงินสดจริงกับบัญชี และช่วยให้ผู้บริหารรู้ว่าค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ รวมกันมีน้ำหนักแค่ไหนในแต่ละเดือน

เอกสารประกอบที่มักถูกลืม

• สัญญาเช่า สัญญาบริการ หรือข้อตกลงที่มีเงื่อนไขจ่ายเงินต่อเนื่อง
• เอกสารเงินเดือน ประกันสังคม และรายการสวัสดิการพนักงาน
• ข้อมูลสินทรัพย์ที่ซื้อใหม่ เช่น คอมพิวเตอร์ รถยนต์ หรืออุปกรณ์สำนักงาน
• ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ หรือเอกสารแก้ไขรายการขายซื้อ
• รายละเอียดรายการธนาคารที่ไม่สามารถระบุคู่ค้าได้จากชื่อบัญชี

ควรกำหนดรอบส่งเอกสารอย่างไร

กิจการควรกำหนดวันปิดรับเอกสารภายใน เช่น ส่งเอกสารขายและซื้อภายในวันที่ 3-5 ของเดือนถัดไป ส่ง statement ธนาคารเมื่อสิ้นเดือน และตอบคำถามรายการค้างภายในช่วงเวลาที่ตกลงกัน หากมีเอกสารเยอะ ควรแยกโฟลเดอร์ตามเดือนและประเภทเอกสาร เพื่อให้ทีมบัญชีตรวจได้เป็นลำดับ

การมีรอบส่งเอกสารไม่ได้หมายความว่ารายงานจะไม่มีการปรับเลย แต่ทำให้ทุกฝ่ายรู้ว่าอะไรคือข้อมูลครบ อะไรคือรายการรอ และตัวเลขที่ผู้บริหารเห็นมีข้อจำกัดตรงไหน เมื่อตกลงจังหวะนี้ได้ รายงานรายเดือนจะมีโอกาสออกตรงเวลามากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

สรุป

เอกสารที่ส่งให้ผู้ทำบัญชีควรครอบคลุมรายได้ ค่าใช้จ่าย ภาษี ธนาคาร เงินสด และรายการพิเศษที่ต้องอธิบาย การจัด workflow เอกสารให้ชัดตั้งแต่ต้นจะช่วยให้รายงานบัญชีรายเดือนตรงเวลา ลดรายการค้างถาม และทำให้ตัวเลขที่ผู้บริหารใช้ตัดสินใจมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น