หลายบริษัทมีผู้ทำบัญชีอยู่แล้ว แต่ยังไม่แน่ใจว่ารายงานที่ได้รับเพียงพอสำหรับการบริหารหรือไม่ บางกิจการได้รับงบกำไรขาดทุนเป็นไฟล์หนึ่งชุดทุกเดือน บางกิจการรอรู้ตัวเลขตอนปิดงบสิ้นปี และบางกิจการมีเอกสารครบแต่ยังตอบคำถามพื้นฐานไม่ได้ว่าเดือนนี้เงินสดหายไปตรงไหน ลูกหนี้ค้างจ่ายเท่าไร หรือภาษีเดือนนี้ควรเตรียมเงินไว้เท่าใด

รายงานรายเดือนไม่ควรเป็นแค่เอกสารเพื่อยื่นภาษี

งานบัญชีมีหน้าที่ตามกฎหมาย แต่สำหรับเจ้าของกิจการ รายงานรายเดือนควรเป็นเครื่องมือบริหารด้วย โดยเฉพาะธุรกิจที่มีรายการซื้อขายต่อเนื่อง มีภาษีมูลค่าเพิ่ม มีการให้เครดิตลูกค้า หรือมีค่าใช้จ่ายหลายประเภท ถ้ารายงานมาช้าเกินไปหรือมีแต่ตัวเลขรวม ผู้บริหารจะเห็นปัญหาหลังจากโอกาสแก้ไขผ่านไปแล้ว

รายงานที่ดีไม่จำเป็นต้องซับซ้อนมากในรอบแรก แต่ควรตอบคำถามสำคัญให้ได้ว่าเดือนนี้กิจการทำกำไรจริงหรือไม่ เงินสดพอหรือไม่ รายการลูกหนี้เจ้าหนี้กำลังสะสมหรือเปล่า ภาษีมีความเสี่ยงอะไร และมีเอกสารใดที่ยังขาดจนทำให้ตัวเลขไม่นิ่ง

รายงานหลักที่ควรได้รับทุกเดือน

1. งบกำไรขาดทุนรายเดือน

งบกำไรขาดทุนช่วยให้เห็นรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และกำไรของเดือนนั้น ควรแยกหมวดให้เจ้าของกิจการเข้าใจได้ ไม่ใช่รวมค่าใช้จ่ายทุกอย่างไว้ก้อนเดียวจนมองไม่เห็นว่าอะไรเพิ่มขึ้นผิดปกติ สำหรับธุรกิจเอกสารเยอะ ควรเทียบกับเดือนก่อนหรือค่าเฉลี่ยย้อนหลังเพื่อดูแนวโน้ม ไม่ใช่ดูเพียงตัวเลขเดือนเดียว

2. ภาพกระแสเงินสดและยอดธนาคาร

กำไรทางบัญชีไม่เท่ากับเงินสดในบัญชีธนาคาร รายงานรายเดือนควรช่วยอธิบายว่าทำไมกิจการมีกำไรแต่เงินสดลดลง หรือขาดทุนแต่เงินสดยังไม่ตึงในเดือนนั้น จุดนี้สำคัญมากสำหรับกิจการที่ให้เครดิตลูกค้า จ่ายมัดจำสินค้า หรือมีภาษีและเงินเดือนต้องเตรียมจ่ายเป็นรอบ

3. รายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้าง

ลูกหนี้ค้างนานทำให้กำไรดูดีแต่เงินสดไม่เข้า ส่วนเจ้าหนี้ค้างจ่ายทำให้เงินสดดูดีชั่วคราวแต่มีภาระรออยู่ รายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ควรแยกอายุหนี้ให้เห็นว่าอะไรใกล้ครบกำหนด อะไรเกินกำหนด และรายการใดต้องให้ฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดซื้อช่วยติดตาม

4. สรุปภาษีประจำเดือน

กิจการที่จด VAT ควรเห็นยอดภาษีขาย ภาษีซื้อ ภาษีที่ต้องชำระหรือขอคืน รวมถึงเอกสารภาษีที่ยังขาด รายงานภาษีไม่ควรมาถึงแค่ตอนยื่นแบบ เพราะหากใบกำกับภาษีไม่ครบหรือรายการผิดเดือน อาจกระทบทั้งตัวเลขบัญชีและความพร้อมด้านภาษี

5. รายการผิดปกติและเอกสารที่ต้องติดตาม

รายงานรายเดือนควรมีส่วนสรุปประเด็นที่ผู้บริหารต้องตัดสินใจ เช่น ค่าใช้จ่ายบางหมวดสูงผิดปกติ รายได้ถูกบันทึกแต่ยังไม่มีหลักฐานรับเงิน รายการธนาคารรอคำอธิบาย หรือเอกสารซื้อขายที่ยังไม่ครบ ส่วนนี้ทำให้รายงานไม่ใช่แค่ตัวเลข แต่เป็นรายการติดตามงานที่ช่วยลดความเสี่ยงรอบต่อไป

รูปแบบรายงานควรอ่านง่ายพอสำหรับผู้บริหาร

เจ้าของกิจการไม่จำเป็นต้องอ่านงบการเงินแบบนักบัญชีทุกบรรทัด แต่ควรได้รับรายงานที่มีลำดับความสำคัญชัดเจน เริ่มจากภาพรวม แล้วตามด้วยรายละเอียดที่ตรวจสอบได้ รายงานที่ดีควรระบุช่วงวันที่ แหล่งข้อมูล สถานะเอกสาร และข้อจำกัดของตัวเลข เช่น เดือนนี้ยังขาด statement บัญชีธนาคารบางบัญชี หรือยังไม่ได้รับใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์บางราย

ถ้ารายงานมีตัวเลขเยอะแต่ไม่มีคำอธิบาย ผู้บริหารอาจต้องใช้เวลาตีความเองมากเกินไป ในทางกลับกัน หากมีแต่คำอธิบายโดยไม่มีตัวเลขรองรับ ก็ยากต่อการตัดสินใจ รอบรายงานที่เหมาะสมจึงควรมีทั้งตารางตัวเลข สรุปประเด็น และรายการที่ต้องติดตามในเดือนถัดไป

ควรถามผู้ทำบัญชีอะไรบ้างเมื่อได้รับรายงาน

  • เดือนนี้กำไรหรือขาดทุนต่างจากเดือนก่อนเพราะรายการใด
  • เงินสดในธนาคารสอดคล้องกับกำไรทางบัญชีหรือไม่
  • ลูกหนี้หรือเจ้าหนี้รายการใดเกินกำหนดและควรติดตามก่อน
  • ภาษีที่ต้องชำระเดือนนี้มีเอกสารใดที่ยังขาดอยู่
  • มีค่าใช้จ่ายหรือรายการธนาคารที่ทีมบัญชียังไม่ทราบที่มาหรือไม่

สรุป

รายงานบัญชีรายเดือนที่ดีควรช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นภาพธุรกิจเร็วขึ้น ไม่ใช่รอรู้ตอนสิ้นปี สำหรับกิจการที่เอกสารเยอะ การมีรายงานกำไรขาดทุน กระแสเงินสด ลูกหนี้เจ้าหนี้ ภาษี และรายการผิดปกติอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้การคุยกับผู้ทำบัญชีมีประเด็นชัดขึ้น และช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจจากข้อมูลที่ใกล้เคียงความจริงมากขึ้น