อ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดรายเดือนอย่างไรให้ใช้บริหารได้

หลายครั้งเจ้าของกิจการเห็นงบกำไรขาดทุนแล้วสงสัยว่าทำไมมีกำไรแต่เงินในบัญชีไม่เพิ่ม หรือบางเดือนยอดขายสูงแต่ปลายเดือนยังต้องหมุนเงินเพื่อจ่ายภาษีและค่าใช้จ่ายประจำ ปัญหานี้ไม่ได้แปลว่ารายงานบัญชีผิดเสมอไป แต่อาจเกิดจากการอ่านตัวเลขแต่ละชุดแยกกันโดยไม่ดูภาพรวม

กำไรทางบัญชีบอกผลประกอบการ ไม่ได้บอกเงินสดทั้งหมด

งบกำไรขาดทุนบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามหลักบัญชี รายได้บางส่วนอาจเกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน เช่น ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเครดิต 30 วัน ค่าใช้จ่ายบางรายการอาจบันทึกแล้วแต่ยังไม่จ่าย หรือบางรายการจ่ายเงินไปแล้วแต่กระทบกำไรทีละงวด เช่น ค่าเสื่อมราคาและค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

ดังนั้น เมื่อเห็นกำไรสุทธิ ผู้บริหารควรถามต่อว่า กำไรนั้นมาจากรายได้ที่เก็บเงินแล้วหรือยัง มีต้นทุนใดที่ยังไม่ครบ และมีค่าใช้จ่ายพิเศษที่ทำให้เดือนนี้ผิดจากเดือนปกติหรือไม่ การดูเฉพาะกำไรสุทธิอาจทำให้เข้าใจว่าธุรกิจแข็งแรง ทั้งที่เงินสดอาจยังติดอยู่ในลูกหนี้จำนวนมาก

กระแสเงินสดช่วยตอบว่าเงินเข้าออกจริงเกิดตรงไหน

รายงานกระแสเงินสดหรืออย่างน้อยการกระทบยอดธนาคารกับรายการบัญชี ช่วยให้ผู้บริหารเห็นว่าเงินสดเพิ่มลดจากอะไร เช่น รับเงินจากลูกค้า จ่ายซัพพลายเออร์ จ่ายเงินเดือน จ่ายภาษี ถอนเงินกรรมการ หรือซื้อทรัพย์สิน หากไม่มีมุมนี้ กิจการอาจเห็นแต่กำไรขาดทุนแต่ไม่รู้ว่าทำไมเงินสดตึงในช่วงเวลาหนึ่ง

สำหรับ SME ที่มี VAT หรือเอกสารจำนวนมาก ควรดูยอดธนาคารทุกบัญชีประกอบกับรายงานบัญชี เพราะบางครั้งรายการโอนเงินยังไม่มีเอกสารรองรับ รายการรับเงินยังไม่รู้ว่าเป็นของลูกค้ารายใด หรือมีค่าใช้จ่ายที่จ่ายจริงแล้วแต่ใบกำกับภาษียังไม่เข้าระบบ

ตัวเลข 5 ชุดที่ควรอ่านคู่กันทุกเดือน

วิธีอ่านรายงานแบบผู้บริหาร

เริ่มจากดูภาพรวมก่อนว่าเดือนนี้กิจการกำไรหรือขาดทุน แล้วถามว่าตัวเลขนี้ต่างจากเดือนก่อนเพราะอะไร ถัดมาดูเงินสดว่าเพิ่มหรือลด และมีเหตุผลสอดคล้องกับกำไรหรือไม่ จากนั้นดูรายการค้างรับค้างจ่ายเพื่อเข้าใจว่ากำไรยังไม่เปลี่ยนเป็นเงินสดตรงไหน สุดท้ายดูภาษีและเอกสารที่ยังขาด เพื่อรู้ว่าตัวเลขเดือนนี้นิ่งพอสำหรับตัดสินใจหรือยัง

หากผู้ทำบัญชีส่งรายงานเป็นไฟล์ตัวเลขล้วน เจ้าของกิจการอาจขอเพิ่มสรุปผู้บริหาร 1 หน้า โดยระบุ 3 เรื่อง: ตัวเลขสำคัญของเดือนนี้ ความเปลี่ยนแปลงที่ควรสังเกต และรายการที่ต้องติดตามก่อนปิดรอบถัดไป เพียงเท่านี้รายงานบัญชีก็จะเริ่มเปลี่ยนจากเอกสารย้อนหลังเป็นเครื่องมือบริหารที่ใช้งานได้มากขึ้น

สัญญาณว่าตัวเลขยังใช้บริหารไม่ได้

• งบกำไรขาดทุนมาโดยไม่มีคำอธิบายรายการที่เปลี่ยนแปลงมาก
• ไม่สามารถกระทบยอดเงินสดกับ statement ธนาคารได้ชัดเจน
• ไม่มีรายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ หรือมีแต่ยอดรวมโดยไม่แยกอายุหนี้
• ภาษีที่ต้องจ่ายถูกแจ้งใกล้กำหนดเกินไปจนจัดการเงินสดลำบาก
• มีรายการรอเอกสารซ้ำทุกเดือนโดยไม่มีแผนแก้กระบวนการ

สรุป

การอ่านกำไร ขาดทุน และกระแสเงินสดให้ใช้บริหารได้ ต้องดูความสัมพันธ์ของตัวเลข ไม่ใช่ดูรายงานใดรายงานหนึ่งแยกกัน กิจการที่เอกสารเยอะควรมีรอบรายงานที่ช่วยแยกกำไร เงินสด ลูกหนี้เจ้าหนี้ ภาษี และรายการผิดปกติให้ชัด เพื่อให้เจ้าของกิจการรู้ว่าควรตัดสินใจเรื่องใดก่อน