บอจ.5 เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจำนวนมากเคยได้ยินชื่อ แต่ยังไม่แน่ใจว่าต่างจากหนังสือรับรองหรือเอกสารจัดตั้งอื่นอย่างไร การเข้าใจหน้าที่ของเอกสารนี้จะช่วยให้เตรียมข้อมูลบริษัทได้ถูกเมื่อมีการขอใช้จริง
บอจ.5 คืออะไร
บอจ.5 คือบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัท ซึ่งแสดงข้อมูลว่า ณ ช่วงเวลาหนึ่ง บริษัทมีผู้ถือหุ้นเป็นใครบ้าง ถือหุ้นจำนวนเท่าไร และมีสัดส่วนอย่างไร เอกสารนี้จึงสำคัญมากเมื่อมีการตรวจสอบโครงสร้างการถือหุ้น
ในทางปฏิบัติ เอกสารนี้มักถูกใช้ควบคู่กับหนังสือรับรองบริษัท ไม่ได้ใช้แทนกัน เพราะแต่ละเอกสารให้ข้อมูลคนละมุม
บอจ.5 มักถูกใช้เมื่อไร
- เมื่อติดต่อธนาคารหรือขอวงเงินสินเชื่อ
- เมื่อตรวจสอบโครงสร้างผู้ถือหุ้นกับนักลงทุนหรือคู่ค้า
- เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหุ้น เพิ่มทุน หรือโอนหุ้น
- เมื่อสำนักงานบัญชีหรือที่ปรึกษาต้องตรวจสอบข้อมูลโครงสร้างบริษัท
ต่างจากหนังสือรับรองบริษัทอย่างไร
หนังสือรับรองบริษัทจะบอกข้อมูลพื้นฐาน เช่น ชื่อบริษัท วัตถุประสงค์ ที่ตั้ง กรรมการ และอำนาจลงนาม ส่วน บอจ.5 จะเจาะไปที่ข้อมูลผู้ถือหุ้นโดยตรง ว่าใครถือหุ้นกี่หุ้น
ดังนั้นถ้าต้องการยืนยันว่าใครมีอำนาจลงนาม ให้ดูหนังสือรับรอง แต่ถ้าต้องการยืนยันโครงสร้างผู้ถือหุ้น ให้ดู บอจ.5 เป็นหลัก
ควรเก็บและอัปเดตเอกสารนี้อย่างไร
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างหุ้น เช่น โอนหุ้น เพิ่มทุน หรือนำผู้ถือหุ้นใหม่เข้ามา เจ้าของกิจการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารภายในและเอกสารที่ใช้กับหน่วยงานหรือธนาคารสอดคล้องกัน
การเก็บไฟล์และสำเนาที่เป็นชุดเดียวกับเอกสารจัดตั้งอื่น เช่น หนังสือบริคณห์สนธิ หนังสือรับรอง และทะเบียนผู้ถือหุ้น จะช่วยให้เวลาต้องใช้เอกสาร บริษัทสามารถหยิบได้เร็วและลดความสับสน
สรุป
บอจ.5 เป็นเอกสารสำคัญที่บอกว่าใครเป็นผู้ถือหุ้นของบริษัทในสัดส่วนเท่าไร จึงมีประโยชน์มากในงานธนาคาร นักลงทุน และการตรวจสอบโครงสร้างบริษัท หากกิจการมีการเปลี่ยนแปลงหุ้นบ่อย ควรจัดเก็บเอกสารนี้ให้เป็นระบบเป็นพิเศษ