เมื่อกิจการเริ่มซื้อบริการจากต่างประเทศ เช่น software, consulting หรือค่าธรรมเนียมบางประเภท คำถามที่ตามมามักมีสองเรื่องคือ VAT กับภาษีหัก ณ ที่จ่าย ฝั่งหลังนี้เองที่ทำให้เจ้าของกิจการหลายคนเริ่มคุ้นกับชื่อ ภ.ง.ด.54
ธุรกรรมต่างประเทศมีเอกสารมากกว่าที่คิด
รายการจ่ายไปต่างประเทศมักมาพร้อม invoice ภาษาอังกฤษ หลักฐานโอนเงิน รายการตัดบัตร หรือสัญญาที่ไม่เหมือนเอกสารซื้อในประเทศ ทำให้การตีความภาษีต้องดูเอกสารหลายชั้น
เจ้าของกิจการจึงควรแยก supplier ต่างประเทศไว้เป็นหมวดเฉพาะ ไม่ปะปนกับค่าใช้จ่ายทั่วไป เพื่อให้บัญชีเห็นรายการที่อาจต้องพิจารณาภาษีเพิ่มเติม
สิ่งที่ควรเตรียมให้บัญชีทุกครั้ง
ถ้ามีรายการต่างประเทศ ควรส่ง invoice ต้นฉบับ หลักฐานการจ่ายจริง วันที่รับบริการ และข้อมูลว่ารายการนั้นเป็นค่าอะไร เช่น ค่าระบบ ค่าโฆษณา หรือค่าที่ปรึกษา
ข้อมูลเหล่านี้มีผลต่อการพิจารณาทั้ง VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย จึงไม่ควรส่งเพียง statement หรือใบแจ้งหนี้ตัดบัตรอย่างเดียว
- invoice หรือ billing จาก supplier ต่างประเทศ
- หลักฐานโอนเงินหรือรายการตัดบัตร
- คำอธิบายบริการที่ได้รับ
- สัญญาหรือข้อตกลง ถ้ามี
แยก VAT กับภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ออกจากกัน
ธุรกรรมข้ามประเทศบางรายการทำให้เจ้าของกิจการสับสนเพราะคิดว่าเป็นเรื่อง VAT อย่างเดียว ทั้งที่ในความจริงอาจมีภาษีอีกชั้นหนึ่งที่ต้องดูต่างหาก
การแยกเอกสารและแยกคำถามให้ชัด จะช่วยให้ทีมบัญชีวิเคราะห์ได้เร็วขึ้นและลดโอกาสตกหล่น
สรุป
ภ.ง.ด.54 เป็นหัวข้อที่มักโผล่มาพร้อมค่าใช้จ่ายต่างประเทศ เจ้าของกิจการไม่จำเป็นต้องจำตัวบททั้งหมด แต่ควรรู้ว่าธุรกรรมแบบนี้ต้องแยกเอกสารไว้ต่างหากและส่งให้บัญชีทันรอบ เพื่อให้ประเมินภาษีได้ครบทั้งสองฝั่ง