เมื่อธุรกิจใช้บริการจากต่างประเทศ เช่น ค่าโฆษณาออนไลน์ ค่าระบบ หรือค่าที่ปรึกษา เอกสารที่ได้มักไม่เหมือนค่าบริการในไทย ทำให้เจ้าของกิจการไม่แน่ใจว่าจะบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มและค่าใช้จ่ายอย่างไร บทความนี้จึงสรุปแนวคิดให้เห็นภาพก่อนคุยกับทีมบัญชี

ภ.พ.36 มักเจอในสถานการณ์ไหน

แบบนี้มักถูกพูดถึงเมื่อกิจการในไทยเป็นผู้รับบริการจากต่างประเทศ และเกิดหน้าที่เกี่ยวกับ VAT ฝั่งผู้รับบริการเอง ไม่ใช่การรับใบกำกับภาษีจากผู้ขายในประเทศตามปกติ

ธุรกิจที่ใช้โฆษณาออนไลน์ ซอฟต์แวร์ subscription ค่าที่ปรึกษา หรือบริการดิจิทัลจากต่างประเทศ จึงควรแยกรายการเหล่านี้ออกจากค่าใช้จ่ายทั่วไปตั้งแต่ต้น

แนวคิดการบันทึกบัญชี

หลักคิดสำคัญคือแยกให้ชัดว่า อะไรคือมูลค่าค่าบริการ อะไรคือภาษีที่ต้องนำส่ง และเอกสารชิ้นใดเป็นหลักฐานรับรู้ในแต่ละส่วน ถ้าทีมบัญชีได้เอกสารช้า การลงรายการอาจถูกเลื่อนไปผิดรอบเดือน

หลายบริษัทพลาดตรงที่บันทึกแต่ค่าใช้จ่ายจาก statement หรือบัตรเครดิต แต่ไม่ได้ส่ง invoice จากต่างประเทศหรือหลักฐานการยื่นแบบ ทำให้รายการไม่ครบในมุมภาษี

  • เก็บ invoice หรือ billing statement จากผู้ให้บริการต่างประเทศ
  • เก็บหลักฐานชำระเงินจากบัตรเครดิตหรือธนาคาร
  • แยกเดือนที่ใช้บริการกับเดือนที่ตัดบัตรให้ชัด
  • ส่งหลักฐานการยื่นและชำระ ภ.พ.36 ให้ทีมบัญชี

ข้อควรระวัง

อย่าคิดว่ารายการต่างประเทศทุกชนิดต้องใช้วิธีเดียวกันเสมอ เพราะสาระของสัญญาและประเภทบริการมีผลต่อการประเมินภาษีด้วย

ถ้าธุรกรรมมีมูลค่าสูงหรือเกิดซ้ำหลายเดือน ควรทำ mapping รายการไว้เลยว่าแต่ละ supplier เป็นค่าใช้จ่ายประเภทไหน ต้องมีเอกสารอะไร และปิดรอบเมื่อไร

สรุป

ภ.พ.36 ไม่ได้ยากเพราะแบบฟอร์มอย่างเดียว แต่ยากเพราะเจ้าของกิจการมักไม่แยกธุรกรรมต่างประเทศออกจากค่าใช้จ่ายทั่วไป ถ้าวางระบบเอกสารและบันทึกรายการต้นทางให้ชัด งานบัญชีและภาษีของรายการข้ามประเทศจะนิ่งขึ้นมาก