บัญชีธนาคารบริษัทเป็นฐานข้อมูลสำคัญของงานบัญชีรายเดือน เพราะเกือบทุกรายการรับเงิน จ่ายเงิน คืนเงิน หรือโอนระหว่างบัญชีจะต้องอธิบายได้จาก statement การเตรียมเอกสารเปิดบัญชีให้ครบจึงช่วยลดการวิ่งเอกสารหลายรอบและช่วยให้เริ่มกิจการในนามบริษัทได้จริง

เอกสารบริษัทที่มักต้องใช้

หนังสือรับรองนิติบุคคล

ธนาคารมักขอหนังสือรับรองที่มีวัตถุประสงค์แนบท้ายและออกไม่นานเกินเงื่อนไขของธนาคาร เพื่อดูชื่อบริษัท เลขทะเบียน ที่อยู่ กรรมการ และอำนาจลงนาม

เอกสารจดทะเบียนและผู้ถือหุ้น

เช่น บอจ.3 หรือ บอจ.4 กรณีมีแก้ไขเพิ่มเติม และบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น บอจ.5 เอกสารเหล่านี้ช่วยยืนยันโครงสร้างบริษัทและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเปิดบัญชี

ตราประทับและข้อบังคับบริษัท

ถ้าหนังสือรับรองกำหนดให้ลงนามพร้อมตราประทับ ควรนำตราประทับตัวจริงไปด้วย ส่วนข้อบังคับบริษัทหรือเอกสารเพิ่มเติมขึ้นกับเงื่อนไขของแต่ละธนาคาร

เอกสารของกรรมการและผู้มีอำนาจ

ผู้มีอำนาจลงนามหรือผู้มีอำนาจสั่งจ่ายมักต้องไปแสดงตนที่ธนาคาร พร้อมบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงตามกรณี หากให้ผู้อื่นดำเนินการแทนหรือมีผู้สั่งจ่ายที่ไม่ใช่ผู้มีอำนาจผูกพันบริษัท อาจต้องมีหนังสือมอบอำนาจและอากรแสตมป์ตามที่ธนาคารกำหนด

ต้องทำรายงานประชุมเปิดบัญชีไหม

บางธนาคารหรือบางบริการอาจขอรายงานประชุมหรือหนังสือแจ้งความประสงค์ที่ระบุธนาคาร สาขา ประเภทบัญชี ผู้มีอำนาจลงนาม และเงื่อนไขการสั่งจ่าย แม้บางกรณีธนาคารดึงข้อมูลจากระบบภาครัฐได้มากขึ้น แต่การเตรียมมติหรือรายงานประชุมไว้ก่อนมักช่วยให้การเปิดบัญชีและสมัครบริการออนไลน์ราบรื่นกว่า

สิ่งที่ควรเช็กก่อนเดินเข้าธนาคาร

  • ชื่อบริษัท ที่อยู่ กรรมการ และอำนาจลงนามในหนังสือรับรองตรงกับข้อมูลจริง
  • เอกสารที่ธนาคารขอมีอายุไม่เกินเงื่อนไขที่กำหนด
  • ผู้มีอำนาจลงนามไปแสดงตนครบหรือมีหนังสือมอบอำนาจถูกต้อง
  • นำตราประทับไปด้วยถ้าบริษัทกำหนดให้ใช้ตรา
  • เตรียมข้อมูลบริการเสริม เช่น Internet banking, payroll, พร้อมเพย์นิติบุคคล หรือบัญชีกระแสรายวัน

หลังเปิดบัญชีแล้วต้องส่งอะไรให้ผู้ทำบัญชี

หลังเปิดบัญชีแล้ว ควรส่งเลขบัญชี ชื่อบัญชี วันที่เปิดบัญชี และ statement รายเดือนให้ผู้ทำบัญชีตามรอบที่ตกลงกัน รายการธนาคารควรจับคู่กับใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ สัญญา และหลักฐานโอนเงิน เพื่อให้รายงานบัญชีรายเดือนอ่านได้จริง

อ่านต่อในชุดจดทะเบียนบริษัท

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

สรุป

เอกสารเปิดบัญชีธนาคารบริษัทโดยทั่วไปจะเกี่ยวกับหนังสือรับรอง เอกสารจดทะเบียน บอจ.5 ตราประทับ เอกสารกรรมการ และมติหรือหนังสือมอบอำนาจตามกรณีจริง ควรเช็กกับธนาคารที่เลือกอีกครั้งก่อนนัดเปิดบัญชี เพราะรายละเอียดอาจต่างกันตามธนาคาร สาขา อายุบริษัท และบริการที่ต้องการใช้