กิจการแบบขายเครดิตหรือซื้อเครดิตควรดูรายงานลูกหนี้และเจ้าหนี้เป็นประจำ เพราะกำไรขาดทุนอาจแสดงยอดขายแล้ว แต่เงินยังไม่เข้า ขณะเดียวกันค่าใช้จ่ายบางรายการอาจเกิดแล้วแต่ยังไม่ถึงกำหนดจ่าย หากไม่เห็นข้อมูลนี้ เจ้าของอาจเข้าใจเงินสดผิดจากความจริง
ลูกหนี้คงค้างช่วยบอกอะไร
ลูกหนี้คงค้างคือยอดที่ลูกค้ายังไม่ชำระ รายงานที่ดีควรแยกตามลูกค้า เลขเอกสาร วันที่ครบกำหนด และอายุหนี้ เพื่อให้ทีมขายหรือแอดมินติดตามได้ตรงจุด ไม่ใช่รู้แค่ว่ามียอดค้างรวมเท่าไร
ถ้าลูกหนี้เริ่มค้างนาน ธุรกิจอาจมีกำไรในรายงานแต่เงินสดไม่เข้าเพียงพอสำหรับจ่ายค่าใช้จ่ายประจำเดือน
เจ้าหนี้คงค้างช่วยบอกอะไร
เจ้าหนี้คงค้างคือยอดที่บริษัทยังต้องจ่ายให้ซัพพลายเออร์ ผู้ให้บริการ หรือคู่ค้า รายงานนี้ช่วยวางแผนเงินสดล่วงหน้าและลดความเสี่ยงจ่ายเกินกำหนดจนกระทบเครดิตธุรกิจ
รายงานควรมีข้อมูลอะไรบ้าง
- ชื่อลูกค้าหรือเจ้าหนี้
- เลขเอกสารและวันที่เอกสาร
- วันที่ครบกำหนดชำระ
- ยอดคงค้างและยอดที่ชำระแล้วบางส่วน
- อายุหนี้ เช่น ยังไม่ถึงกำหนด เกิน 30 วัน เกิน 60 วัน
- หมายเหตุรายการที่ต้องติดตามหรือมีข้อโต้แย้ง
ทำไมต้องจับคู่กับ statement
ยอดค้างต้องลดเมื่อเงินเข้าออกจริง
ถ้าลูกค้าชำระเงินแล้วแต่บัญชีไม่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ ยอดลูกหนี้จะยังค้างอยู่ผิด ๆ และทำให้รายงานติดตามเงินผิดทิศทาง
เงินจ่ายต้องตัดเจ้าหนี้ถูกใบ
การจ่ายรวมหลายใบหรือจ่ายบางส่วนควรมีรายละเอียดประกอบ เพื่อให้ทีมบัญชีตัดยอดเจ้าหนี้ถูกต้องและรู้ว่ายังมีใบใดค้างอยู่
สรุป
รายงานลูกหนี้เจ้าหนี้ช่วยให้เจ้าของกิจการบริหารเงินสดได้ดีกว่าการดูยอดขายและค่าใช้จ่ายรวมเพียงอย่างเดียว หากทำรายงานนี้รายเดือนและกระทบยอดกับธนาคารอย่างสม่ำเสมอ ธุรกิจจะเห็นทั้งเงินที่ควรเข้าและเงินที่ต้องเตรียมจ่ายชัดขึ้น