หลายบริษัทเริ่มใช้ช่องทางออนไลน์สำหรับประกันสังคมแล้ว แต่ปัญหาที่พบจริงมักไม่ได้อยู่ที่ระบบจ่ายเงิน แต่อยู่ที่ข้อมูลต้นทาง เช่น พนักงานเข้าออกยังไม่อัปเดต ฐานเงินเดือนไม่ตรง หรือ payroll ส่งข้อมูลช้า
ระบบออนไลน์ช่วยเรื่องความเร็ว แต่ไม่ช่วยแก้ข้อมูลที่ผิด
ต่อให้บริษัทมีช่องทางจ่ายประกันสังคมออนไลน์ที่สะดวก ถ้ารายชื่อพนักงานเข้าออกไม่อัปเดต หรือฐานเงินเดือนไม่ตรงกับ payroll ก็ยังเกิดงานตามแก้ได้อยู่ดี
เพราะฉะนั้น งานสำคัญจริงจึงอยู่ที่การปิดรอบข้อมูลพนักงานก่อนวันนำส่ง ไม่ใช่แค่การคลิกจ่ายในระบบ
ข้อมูลที่ควรปิดให้ทันทุกเดือน
ก่อนถึงวันจ่าย ควรเช็กพนักงานใหม่ พนักงานลาออก การเปลี่ยนแปลงเงินเดือน และรายการที่มีผลต่อฐานนำส่งให้ครบ ถ้าข้อมูลนี้นิ่ง ระบบออนไลน์จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก
อีกเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามคือหลักฐานการชำระและรายงานสรุป ซึ่งบัญชีควรได้รับทันเดือนเดียวกันเพื่อปิดต้นทุนบุคลากรให้ครบ
- รายชื่อพนักงานปัจจุบัน
- สถานะพนักงานเข้าใหม่และลาออก
- ข้อมูลฐานเงินเดือนหรือยอดที่เกี่ยวข้อง
- หลักฐานการชำระและรายงานสรุปหลังจ่าย
สิ่งที่ควรคุยกับบัญชี
บัญชีควรรู้ว่าบริษัทใช้ระบบ payroll แบบใด ปิดยอดวันไหน และหลักฐานประกันสังคมถูกเก็บไว้ที่ไหน เพื่อจะได้เช็กความครบของต้นทุนเงินเดือนในแต่ละเดือน
ถ้า payroll อยู่คนละทีมกับบัญชี การกำหนด owner ของเอกสารชุดนี้ชัดเจนจะช่วยลดการตกหล่นได้มาก
สรุป
การจ่ายประกันสังคมออนไลน์เป็นเพียงปลายทางของข้อมูล payroll ทั้งระบบ ถ้าบริษัทปิดรอบข้อมูลพนักงานได้ดี เก็บหลักฐานเป็นระบบ และส่งให้บัญชีตรงเวลา งานส่วนนี้จะเบาและนิ่งขึ้นอย่างชัดเจน