Bank Statement คืออะไร และช่วยธุรกิจขอสินเชื่อได้อย่างไร

เจ้าของกิจการจำนวนมากใช้บัญชีธนาคารทุกวัน แต่ไม่ได้ใช้ข้อมูลจาก statement ให้เต็มประโยชน์ ทั้งที่เอกสารชุดนี้ช่วยตอบคำถามสำคัญได้หลายเรื่อง เช่น รายได้เข้ามาจริงเมื่อไร เงินออกไปกับค่าอะไร และกิจการมีวินัยทางการเงินมากน้อยแค่ไหน

Bank statement คืออะไร

Bank statement คือเอกสารที่ธนาคารสรุปรายการเคลื่อนไหวของบัญชีในช่วงเวลาหนึ่ง โดยแสดงยอดยกมา ยอดรับ ยอดจ่าย และยอดคงเหลือปลายงวด สำหรับกิจการ เอกสารนี้สำคัญมากเพราะเป็นหลักฐานกลางที่ตรวจสอบได้จากธนาคารโดยตรง

เมื่อนำมาใช้คู่กับใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และหลักฐานโอนเงิน เจ้าของกิจการจะมองเห็นภาพการรับจ่ายที่ใกล้เคียงความจริงมากขึ้น และช่วยให้การปิดบัญชีรายเดือนรวดเร็วกว่าเดิม

ทำไมธนาคารและสำนักงานบัญชีจึงขอดู statement

ธนาคารใช้ statement เพื่อดูความสม่ำเสมอของรายรับ แหล่งที่มาของเงิน และภาระจ่ายประจำ หากธุรกิจมีรายการหมุนเวียนชัดเจนและสอดคล้องกับรายได้ที่แจ้งไว้ โอกาสวิเคราะห์วงเงินก็ง่ายขึ้น

ส่วนสำนักงานบัญชีใช้ statement เพื่อกระทบยอดกับรายได้ ค่าใช้จ่าย และเจ้าหนี้ลูกหนี้คงค้าง ถ้ารายการในธนาคารมีคำอธิบายครบ จะช่วยลดเวลาถามตอบและทำให้รายงานการเงินแม่นยำกว่าเดิม

ก่อนขอสินเชื่อควรเตรียม statement แบบไหน

กิจการควรแยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีบริษัทให้ชัดเจน เพราะรายการปะปนกันทำให้ธนาคารวิเคราะห์ยากและทำให้ตัวเลขที่ส่งให้บัญชีอธิบายลำบากขึ้น นอกจากนี้ควรพยายามให้รายได้หลักเข้าบัญชีเดียวกันอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เห็นภาพ turnover จริง

อีกจุดที่หลายคนมองข้ามคือการหลีกเลี่ยงรายการเงินสดหรือการโอนที่ไม่ทราบที่มา หากมีเงินเข้าก้อนใหญ่แบบอธิบายไม่ได้บ่อย ๆ ธนาคารอาจตั้งคำถามเรื่องแหล่งรายได้และสำนักงานบัญชีเองก็อาจต้องขอหลักฐานเพิ่ม

เจ้าของกิจการควรอ่าน statement ยังไงให้ได้ประโยชน์

สรุป

Bank statement เป็นทั้งหลักฐานการเงินและเครื่องมือบริหารธุรกิจ ยิ่งกิจการแยกบัญชีชัด ส่ง statement ให้บัญชีครบ และใช้ข้อมูลนี้ดูรายรับรายจ่ายจริงสม่ำเสมอ ก็ยิ่งช่วยทั้งเรื่องการขอสินเชื่อและการบริหารเงินสดในแต่ละเดือน