VAT สำหรับ SME จดเมื่อไหร่และต้องเตรียมอะไรบ้าง

เจ้าของกิจการจำนวนมากเริ่มสนใจ VAT เมื่อคู่ค้าขอใบกำกับภาษี หรือเมื่อรายรับเริ่มโตใกล้เกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สิ่งสำคัญคือไม่ควรมอง VAT เป็นงานปลายเดือนเท่านั้น แต่ควรวางวิธีออกเอกสาร รับเอกสาร และส่งข้อมูลให้บัญชีตั้งแต่ต้นรอบ

จด VAT เมื่อไหร่

โดยหลักทั่วไป ผู้ประกอบการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีเป็นกลุ่มที่ไม่ต้องจดทะเบียน VAT ตามข้อมูลของกรมสรรพากร ดังนั้นเมื่อธุรกิจเริ่มเข้าใกล้หรือเกินเกณฑ์นี้ ควรรีบประเมินสถานะ VAT และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผู้ทำบัญชี

บางธุรกิจอาจอยากจด VAT ก่อนรายรับถึงเกณฑ์ เพราะคู่ค้าเป็นบริษัทใหญ่และต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูป หรือเพราะธุรกิจมีภาษีซื้อจำนวนมาก เรื่องนี้ควรประเมินจากทั้งลูกค้า ค่าใช้จ่าย และความพร้อมในการจัดเก็บเอกสารรายเดือน

ภาษีขายและภาษีซื้อคืออะไร

เอกสาร VAT ที่ควรวางระบบทุกเดือน

• ใบกำกับภาษีขายและรายงานยอดขายของเดือนนั้น
• ใบกำกับภาษีซื้อจากซัพพลายเออร์ที่ออกในชื่อบริษัทถูกต้อง
• ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ หรือเอกสารแก้ไขรายการขายและซื้อ
• รายการรับเงินและจ่ายเงินจากบัญชีธนาคารบริษัท
• คำอธิบายรายการที่ยังไม่มีเอกสารหรือยังไม่ทราบที่มา

ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ VAT สะดุดมักไม่ใช่เรื่องตัวเลขยาก แต่เป็นเรื่องเอกสาร เช่น ใบกำกับภาษีไม่ตรงชื่อบริษัท เก็บใบเสร็จแทนใบกำกับภาษีเต็มรูป ออกเอกสารขายไม่ต่อเนื่อง หรือใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินจนกระทบการกระทบยอดธนาคาร

อีกเรื่องที่ควรระวังคือการรู้ภาษีที่ต้องจ่ายช้าเกินไป หากทีมบัญชีได้รับเอกสารหลังใกล้กำหนดยื่น เจ้าของกิจการจะไม่มีเวลาตรวจยอดขาย ยอดซื้อ และกระแสเงินสดที่ต้องเตรียมไว้สำหรับภาษี

สรุป

VAT สำหรับ SME ควรเริ่มจากการรู้เกณฑ์รายรับ ประเมินความจำเป็นของใบกำกับภาษี และวางรอบเอกสารรายเดือนให้ชัด เมื่อภาษีขาย ภาษีซื้อ และรายการธนาคารเดินไปในระบบเดียวกัน งานยื่น VAT จะกลายเป็นกระบวนการที่ตรวจสอบได้มากขึ้นและลดความเสี่ยงช่วงปลายเดือน