สำนักงานบัญชีจะทำงานได้เร็วและแม่นยำขึ้นเมื่อได้รับเอกสารครบและมีคำอธิบายรายการที่จำเป็น การส่งเอกสารเป็นก้อนใกล้กำหนดทำให้มีเวลาน้อยในการตรวจ VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และรายการธนาคารที่ผิดปกติ
เอกสารขาย
ใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จ และใบแจ้งหนี้
ควรส่งเอกสารขายทุกฉบับของเดือนนั้น พร้อมระบุกรณีเอกสารถูกยกเลิก แก้ไข ออกใบลดหนี้ หรือยังไม่ได้รับเงิน เพื่อให้รายได้ ภาษีขาย และลูกหนี้ถูกบันทึกตรงเดือน
เอกสารซื้อและค่าใช้จ่าย
ใบกำกับภาษีซื้อและใบเสร็จค่าใช้จ่าย
เอกสารค่าใช้จ่ายควรออกในนามบริษัท ระบุรายละเอียดชัด และสัมพันธ์กับการจ่ายเงินจริง หากเป็น VAT ควรตรวจชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และวันที่เอกสารให้ถูกต้อง
หลักฐานโอนเงินและรายการบัตรเครดิต
หลักฐานการจ่ายเงินช่วยเชื่อมเอกสารกับรายการธนาคาร โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่มีใบเสร็จหลายใบหรือการจ่ายผ่านบัตรเครดิตบริษัท
เอกสารธนาคาร เงินเดือน และสัญญา
- รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชีที่ใช้ในธุรกิจ
- ข้อมูลเงินเดือน พนักงาน และรายการหักที่เกี่ยวข้อง
- สัญญาเช่า สัญญาบริการ ใบสั่งซื้อ หรือข้อตกลงสำคัญ
- รายการเจ้าของสำรองจ่ายแทนบริษัท
- เอกสารหัก ณ ที่จ่ายที่ออกให้คู่ค้าและที่ได้รับจากลูกค้า
- หมายเหตุรายการผิดปกติ เช่น เงินเข้าไม่ทราบที่มา คืนสินค้า หรือโอนผิดบัญชี
ควรส่งเอกสารเมื่อไหร่
ควรกำหนดรอบส่งเอกสารที่ทีมบัญชีและเจ้าของกิจการทำตามได้จริง เช่น ส่งชุดแรกหลังจบครึ่งเดือนและส่งชุดสุดท้ายหลังสิ้นเดือน เพื่อให้มีเวลาตรวจเอกสารก่อนยื่นภาษี หากเอกสารยังไม่ครบ ควรมีรายการติดตามชัดเจนว่าขาดอะไรและใครเป็นผู้รับผิดชอบ
สรุป
เอกสารที่ส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือนควรครอบคลุมยอดขาย ค่าใช้จ่าย ธนาคาร เงินเดือน สัญญา และรายการภาษีที่เกี่ยวข้อง ยิ่งเอกสารครบและมีคำอธิบายเร็วเท่าไร รายงานบัญชีรายเดือนและการยื่นภาษีก็ยิ่งน่าเชื่อถือขึ้นเท่านั้น