เวลาบริษัทเปลี่ยนสถานที่ตั้ง เจ้าของกิจการมักโฟกัสกับการแก้หนังสือรับรองและงานเอกสารภายนอกก่อน แต่ฝั่งบัญชีและภาษีก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลบนเอกสารขายซื้อมีผลต่อความต่อเนื่องของระบบ
ทำไมเรื่องที่อยู่ถึงสำคัญกับภาษี
ที่อยู่บริษัทเกี่ยวกับทั้งข้อมูลทะเบียน ผู้มีอำนาจลงนาม และข้อมูลบนเอกสารภาษี ถ้าเปลี่ยนที่อยู่แต่ระบบภายในยังใช้ข้อมูลเก่า ใบกำกับภาษี เอกสารรับเงิน หรือหนังสือทางราชการอาจออกไม่ตรงกัน
ช่วงเปลี่ยนผ่านจึงควรมีคนรับผิดชอบดูว่า ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ บัญชี และเอกสารหน้าบริษัทใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแล้วหรือยัง
เอกสารที่ควรเช็กพร้อมกัน
นอกจากเอกสารที่ใช้แก้ข้อมูลกับหน่วยงานภายนอก ควรเช็กด้วยว่าแม่แบบ invoice ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ตรายาง ระบบ POS หรือระบบบัญชีได้เปลี่ยนข้อมูลตามที่อยู่ใหม่แล้วหรือยัง
ถ้าบริษัทมีหลายสาขาหรือมีเอกสารที่ถูกออกจากหลายระบบพร้อมกัน ความเสี่ยงเรื่องข้อมูลไม่ตรงจะยิ่งสูงขึ้น
- หนังสือรับรองหรือเอกสารทะเบียนที่อัปเดตแล้ว
- แบบฟอร์มภาษีที่เกี่ยวกับสถานประกอบการ
- แม่แบบ invoice และใบกำกับภาษี
- ข้อมูลที่อยู่ในระบบขาย ระบบบัญชี และเว็บไซต์
สิ่งที่ควรคุยกับบัญชีก่อนวันเริ่มใช้ที่อยู่ใหม่
บัญชีควรรู้วันที่มีผลจริงของการเปลี่ยนแปลง เพื่อจะได้วางรอบเอกสารของเดือนนั้นถูกต้อง โดยเฉพาะถ้ามีเอกสารขายที่ออกก่อนและหลังวันเปลี่ยนในรอบเดือนเดียวกัน
การแจ้งล่วงหน้าจะช่วยให้เอกสารเดือนเปลี่ยนผ่านไม่สะดุด และลดการต้องออกเอกสารแก้ไขภายหลัง
สรุป
การย้ายที่อยู่บริษัทเป็นงานที่ควรดูทั้งฝั่งทะเบียนและฝั่งภาษีพร้อมกัน ถ้าวางลำดับงานดีและอัปเดตทุกระบบให้ใช้ข้อมูลเดียวกัน จะช่วยลดความผิดพลาดของเอกสารในช่วงเปลี่ยนผ่านได้มาก