ภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับบริษัท รายการจ่ายที่ควรระวัง

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นภาษีที่ผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักบางส่วนจากยอดจ่ายและนำส่งกรมสรรพากรแทนผู้รับเงิน ตัวอย่างที่ SME เจอบ่อยคือค่าเช่า ค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าที่ปรึกษา และค่าวิชาชีพบางประเภท แต่รายละเอียดจริงขึ้นกับลักษณะรายการและสถานะของผู้รับเงิน

ทำไมบริษัทต้องสนใจตั้งแต่ก่อนจ่ายเงิน

ถ้าบริษัทจ่ายเงินเต็มจำนวนไปแล้วโดยไม่ได้หักภาษี ทั้งที่รายการนั้นมีหน้าที่ต้องหัก ภายหลังอาจต้องตามเอกสาร แก้ยอดจ่าย หรือรับภาระภาษีแทน ทำให้บัญชีรายเดือนและกระแสเงินสดไม่เรียบร้อยตั้งแต่ต้น

วิธีที่ดีคือให้ทีมบัญชีเห็นเอกสารหรือใบเสนอราคาก่อนจ่าย โดยเฉพาะรายการที่ไม่ใช่ซื้อสินค้าทั่วไป เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าออกแบบ ค่าทำการตลาด ค่าที่ปรึกษา หรือค่าจ้างฟรีแลนซ์

รายการจ่ายที่ควรถามบัญชีก่อน

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายสำคัญอย่างไร

เมื่อหักภาษีแล้ว บริษัทควรออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้รับเงิน และเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน เพราะเอกสารนี้เป็นทั้งหลักฐานของผู้รับเงินและหลักฐานของบริษัทในการนำส่งภาษีรายเดือน

ข้อมูลในหนังสือรับรองควรถูกต้อง เช่น ชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ประเภทรายการ จำนวนเงินที่จ่าย จำนวนภาษีที่หัก และวันที่จ่ายเงิน หากข้อมูลผิด บัญชีของทั้งผู้จ่ายและผู้รับอาจต้องเสียเวลาตามแก้

เอกสารที่ควรส่งให้สำนักงานบัญชี

• ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีจากผู้รับเงิน
• สัญญาหรือข้อตกลงที่อธิบายลักษณะบริการ
• หลักฐานการโอนเงินหรือรายการธนาคาร
• ข้อมูลผู้รับเงิน เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่
• สำเนาหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ออกให้ผู้รับเงิน

สรุป

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะง่ายขึ้นมากเมื่อบริษัทมีขั้นตอนก่อนจ่ายเงินชัดเจน ถ้ารู้ว่ารายการไหนควรถามบัญชี เก็บสัญญาและเอกสารให้ครบ และออกหนังสือรับรองถูกต้อง งานยื่นแบบรายเดือนจะไม่กลายเป็นงานตามเอกสารย้อนหลัง