ค่าใช้จ่ายที่ใช้ลงบัญชีได้ ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง

หลายบริษัทมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริงทุกเดือน แต่เมื่อถึงเวลาทำบัญชีกลับใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่ เพราะเอกสารไม่ครบ ชื่อไม่ตรงบริษัท ไม่มีหลักฐานจ่ายเงิน หรือบอกไม่ได้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกี่ยวกับธุรกิจอย่างไร การวางระบบตั้งแต่ต้นจึงช่วยให้รายงานรายเดือนและภาษีปลายปีนิ่งกว่า

เอกสารหลักที่ควรมี

ค่าใช้จ่ายที่ใช้ลงบัญชีได้ควรผ่าน 3 เช็กพอยต์

• เกิดขึ้นจริงและมีหลักฐานจ่ายเงินที่ตามรอยได้
• เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวที่ปะปนมา
• มีเอกสารสนับสนุนเพียงพอให้ผู้ทำบัญชีจัดหมวดและอธิบายรายการได้

บางรายการอาจลงบัญชีเพื่อสะท้อนต้นทุนจริงได้ แต่เมื่อนำไปคำนวณภาษีอาจมีเงื่อนไขเพิ่มเติมหรืออาจต้องบวกกลับ จึงควรส่งเอกสารให้บัญชีตรวจตั้งแต่รอบเดือน ไม่รอถามตอนปิดงบปลายปี

ค่าใช้จ่ายที่ควรระวังเป็นพิเศษ

• ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจากบัญชีส่วนตัวของเจ้าของ
• ใบเสร็จที่ไม่มีชื่อบริษัทหรือไม่มีรายละเอียดสินค้า/บริการ
• รายการซื้อออนไลน์ที่มีแค่หน้าจอคำสั่งซื้อแต่ไม่มีใบเสร็จ
• ค่าใช้จ่ายที่ปะปนระหว่างส่วนตัวและธุรกิจ
• รายการจ่ายให้บุคคลหรือฟรีแลนซ์ที่อาจเกี่ยวกับหัก ณ ที่จ่าย

ควรส่งเอกสารให้บัญชีอย่างไร

ควรจัดเอกสารตามรอบเดือน ไม่ใช่รอรวมปลายปี โดยแยกกลุ่มซื้อสินค้า ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าเดินทาง ค่าเงินเดือน ค่าใช้จ่ายออนไลน์ และค่าใช้จ่ายที่เจ้าของสำรองจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงินทุกครั้ง

ถ้ามีรายการที่เอกสารไม่ครบ ควรส่งข้อมูลให้บัญชีทราบทันที ไม่ควรปล่อยไว้เป็นรายการไม่ทราบที่มา เพราะจะทำให้รายงานรายเดือนและการปิดงบปลายปีค้างประเด็นสะสม

สรุป

ค่าใช้จ่ายบริษัทที่ใช้ทำบัญชีได้ดีควรมีเอกสารชื่อถูก หลักฐานจ่ายเงินชัด และอธิบายความเกี่ยวข้องกับธุรกิจได้ การจัดรอบส่งเอกสารรายเดือนช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นต้นทุนจริงและลดความวุ่นวายตอนปิดงบ